En la vida cotidiana, el rol de cada participante de la empresa es fundamental, ya que con ellos pasamos gran parte del día y la relación debe ser buena y tolerable.
Particularmente en la relación jefes-secretarias, hay quejas frecuentes, es por eso que en esta oportunidad presentaremos algunos consejos para optimizar este rol clave en toda empresa, el fin es evitar la rivalidad habitual de Jefe vs Secretaria.
Selección de Personal
Para elegir una secretaria que cumpla con los requerimientos del jefe, el sector de recursos humanos es una parte fundamental a la hora de seleccionar el personal.
Cada uno debe tener bien en claro qué es lo que se espera de la secretaria, y a la hora de entrevistar gente, no desviarse del objetivo. Para muchos, la secretaria es el demonio en persona. Es la persona que no resuelve, que demora una semana para algo que tendría que estar en 10 minutos, que interrumpe todo el tiempo con preguntas innecesarias, que se manda sola y hace desastres, que maltrata a la gente.
Ahora bien, quién eligió a la secretaria: ¿Fue él o alguien de su equipo? ¿Tomó alguien recomendado sin evaluar bien el perfil? Si la secretaria es un desastre, ¿por qué continúa en su puesto?
Errores en la delegación de tareas
Un error típico es sobresaturarla de tareas que tal vez puede cumplir en el corto plazo pero inmanejables en el largo. Es importante analizar este puesto de trabajo y distribuir mejor las tareas, para lograr permanencia.
Está comprobado que el sentido común no existe, sino que se construye. Uno tiene que invertir tiempo en formar el ‘sentido común’ de esa persona. La secretaria, especialmente al principio, tiene que empaparse de la cultura de la empresa, tarea que está a cargo del jefe.
Otro error en la definición de funciones. Es fundamental explicarle bien de qué se trata la función y cuáles son mis expectativas y prioridades. Porque ahí es donde aparece lo de la falta de sentido común. La clave es la comunicación interna. Tienen que quedar claro los canales de resolución de conflictos: qué cosas se deben conversar personalmente, cuándo interrumpir una reunión, cuándo llamar al celular, cuándo dejar las cosas por escrito, etc.
Los empresarios pyme están acostumbrados a tomar decisiones todo el tiempo y tener que pegar volantazos para adaptarse a las nuevas circunstancias (especialmente en un país tan cambiante como la Argentina). Pero muchas veces se olvidan de comunicar los cambios hacia abajo y la secretaria se queda con la orden vieja. Cuando eso pasa, el error es del jefe y no de su secretaria.
Si soy una empresa mediana o chica, donde mi secretaria hace de todo, y está pasando toda la facturación mensual en una planilla de Excel que le lleva toda una mañana, entonces no habría que pretender que coordine tres reuniones con clientes esa misma mañana. Pero sumado a eso, existen tareas que al jefe realmente le pueden llevar cinco minutos pero la secretaria necesita más tiempo porque no tiene tanto poder para pedir las cosas.
La mayoría de las secretarias reportan a un jefe y también a su equipo. Pero hay que instruir a los demás empleados para que no cualquiera le pida cualquier cosa.
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