¿Qué registros debe guardar su empresa?

Cuando realiza la creación de un negocio, es importante saber qué registros y cuentas necesita mantener desde el principio. La puesta en marcha de cualquier negocio y enfrentar los aspectos prácticos hace que su tiempo sea más corto, pero descuidar sus registros puede ser algo costoso y consume mucho tiempo. A largo plazo, mantener sus registros empresariales bien organizados le ayudará a: realizar un seguimiento de sus finanzas y el flujo de efectivo, evitar sanciones, mantener información precisa acerca de su negocio y realizar un plan para el futuro de su negocio. Los registros que debe tener dependerán del tipo y tamaño de su negocio, sin embargo, todas las empresas deben seguir los procedimientos básicos de contabilidad.

Todas las empresas

Todos los negocios necesitan realizar un seguimiento de dos áreas: entradas y salidas. Para las entradas, usted tendrá que mantener el asimiento de los registros contables, las facturas de venta y extractos bancarios adquiridos. Los registros de desembolsos importantes serán los siguientes: los recibos, los registros de cheques, las facturas de compra y los estados de cuenta bancarios o los estados de tarjetas de crédito. Estos documentos son los esenciales que cualquier empresa debe hacerse cargo de registrar adecuadamente y mantener a salvo.

Las sociedades limitadas

Si la estructura organizacional de su empresa es una sociedad limitada (es decir, no es un comercio único), existen registros adicionales que debe cumplir y por ende, que debe archivar. Todas las sociedades de responsabilidad limitada deben tener presente lo siguiente: Las asignaciones de dividendos y pagos, los estatutos y los detalles de la propiedad de las sociedades anónimas.

Cualquier empresa que esté registrada con esta estructura organizacional también deberá llenar y devolver un número de documentos cada año. Estos incluyen: El retorno del impuesto sobre sociedades, las cuentas estatutarias, el impuesto sobre sociedades, entre otros conjunto de documentos que debe cumplir la empresa con esta estructura organizacional. Además, dependiendo de la naturaleza de su empresa, existen otra serie de registros que usted debe tener, como un registro de miembros o un registro de directores.

Los empleadores

Todas las empresas que empleen a trabajadores tendrán que organizar su documentación en materia de pago del empleado. Esto es muy importante ya que garantiza que usted está pagando la cantidad correcta a sus empleados y le permite realizar un seguimiento de estos gastos. Usted está obligado por ley a mantener los siguientes registros: El PAYE (pago a los empleados), el seguro nacional, los impuestos, las deducciones de pago de préstamos estudiantiles de los salarios, las prestaciones, los gastos pagados a los empleados, los pagos legales (licencias por enfermedad o maternidad).
Es importante que cada empresa (siempre en dependencia de la estructura y naturaleza organizacional) lleve un registro de sus documentos necesarios para la creación y operación del negocio. Es decir, sus documentos en regla podrán permitir que su negocio implemente sus productos y servicios de forma adecuada.